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【職場多益學習】Email出現這3句話 小心被「秒刪除」!

使用電子郵件溝通的時候,常常會發生文字被誤解的情況。寫信畢竟不像直接面對面或電話溝通,善用文字傳達語氣(the tone of voice)是很重要的,因此,養成良好的寫作習慣是絕對必要的,尤其是並非以英文為第一語的我們,用英文寫電子郵件時,更要小心別在匆促之間寫出一些很常見卻引人反感的句子,就讓我們一起來看看幾個例子,學習如何改寫(paraphrase)這些句子,才能讓收信人從文字上感受到你的真心誠意(sincerity)!還能增強你的多益實力唷!


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1.Sorry to bother you. 不好意思麻煩你了


大家常常聽到這句話,另一個常見的版本是Sorry to be a burden.,不好意思成為你的負擔,也是不好意思麻煩你了的意思,但寫這句話的人 是不是真心的感到不好意思呢?十之八九,會這麼寫的人只是想要得到對方的注意,或喚起對方的同情, 好像講這句話對方就會出手相助一樣。


不妨將這句話改寫成 Thank you for being patient with me. (謝謝你有耐心地幫助我),注意到了嗎?

多益筆記重點:

這句話不僅提到了you,也提到了me,顯示出一種負責任的態度,暗示我想請你幫忙,但我也有相對的責任,也感謝你願意幫助我。特別是在你需要對方即時回覆你的郵件的時候,寫上這句Thank you for being patient with me.,對方在短時間內回覆你的可能性會大大增加。




2. Please advise. 請指教


多益筆記重點:

很多人習慣在email的結尾加上一句please advise,像是 If you have any questions or concerns, please advise.(如果你有任何的問題或者是疑慮,懇請賜教 ),但其實這樣的用法是非常沒有禮貌的,please雖然是「請」的意思,但Please+RV這樣祈使句的句構,就文法看來,是在命令別人做一件事情,而不是詢問對方的意見, 呈現出來的語氣(tone)毫不客氣,好像你沒時間等他回應,只需要簡單明瞭的指示,知道下一步該怎麼做就好,當然這絕對不是你的本意。


那麼這句話該怎麼改寫比較恰當呢?最簡單的寫法是改成:If you have any questions or concerns, please let me/us know.(如果你有任何問題或疑慮,請讓我們知道。),把主導權交給對方,請您讓我們知道,而不是請建議我們。


更高竿的改寫方式是:Let me know if you have any thoughts on how to proceed with this.(若您對這件事情該如何辦理有任何的想法,請讓我知道。),這麼寫可以提高對方的參與度,讓對方瞭解你們有開放溝通的空間,你願意敞開心胸接受對方的意見。




3. I hope it’s more to your liking. 希望這次有讓您更滿意


有時工作上必需和客戶來來回回溝通好幾次, 譬如若你是平面設計師,要幫客戶設計商標(logo), 客戶好不容易選定了一個滿意的商標,但是希望你再稍微調整一下,讓商標更符合品牌形象(brand image)。按照客戶的需求改好圖稿之後,你寫了一封信將圖寄給客戶確認,你可能會加上一句 I hope it’s more to your liking. (希望這次能讓你更滿意。),但這樣寫可能會冒犯到客戶,為什麼呢?


多益筆記重點:

I hope it’s more to your liking.這句話在文法上固然正確,片語to one’s liking意指「符合某人的喜好、使感到滿意」,但這句話也暗示,你覺得之前的圖已經很完美,對方的反應竟然不如你預期的好,好像在說:我已經按照你的要求改好了這次的圖稿,這次你總會喜歡了吧!


別讓客戶因為你的一句話,而推翻你的所有努力,建議將這句話改成:I am interested in your feedback on this update. ,feedback on sth. 意指對某事的意見回饋,update是更新、最新進展,所以這句話的意思就是「期待您對最新進度的意見回饋」,展現出願意聆聽對方意見的開放性態度。




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